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La SODEICO recrute pour une ONG Internationale de la place :
TITRE DU POSTE : ASSISTANT(E) ADMINSTRATIF(VE) / LOGISTICIEN(NE)
EFFECTIF DEMANDE : 1
SALAIRE : COMPETITIF
LOCALISATION : KINSHASA (R.D.C)
TYPE DE CONTRAT : CDD (3 ans)
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1. CONTEXTE
La SODEICO Manpower recrute un « Assistant(e) Administratif (ve) et Logistique » pour une ONG Internationale engagée dans la promotion de la démocratie et des droits de l’homme en Afrique Australe. La personne recherchée doit être dynamique et organisée, capable d’assister le (la) Responsable administratif (ve) et logistique de l’organisme en RDC et de fonctionner dans un environnement en évolution rapide ; car le poste comporte une importance décisive dans le développement et le renforcement des opérations logistiques de l’ONG et dans l’apport d’un soutien actif logistique au terrain.
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2. POSITION ORGANISATIONNELLE
Le titulaire du poste aura comme mission principale d’assister le (la) Responsable administratif (ve) et logistique. Il devra également travailler en collaboration, tant avec le bureau que les liaisons pour assurer un soutien au niveau de la sécurité de chaque mission.
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3. TACHES ET RESPONSABILITES
Le titulaire du poste sera chargé de (d’) :
- Assurer la mise en œuvre des différentes politiques administratives et logistiques du bureau et de les effectuer dans les meilleurs délais ;
- Gérer les flux entrant et sortant de la structure, les départements de la Directrice Pays de l’ONG, du personnel et des visiteurs et mettre en place la logistique y relative ;
- Gérer la collecte, l’enregistrement, la livraison des courriers, des documents et la gestion des fournisseurs, etc.
- S’assurer du soutien logistique général du bureau ainsi que de son fonctionnement général ;
- Exécuter toutes les tâches nécessaires au fonctionnement du bureau et permettre ainsi aux autres départements d’exécuter leurs missions dans les meilleures conditions ;
- Soutenir le département financier dans sa mission par la tenue très précise des documentations et des supports comptables du bureau ;
- Assurer le soutien logistique nécessaire aux programmes, contrôler les procédures d’achat et assurer la conformité aux politiques et procédures de l’ONG.
Il devra s’assurer de :
- La coordination des déplacements de la Directrice nationale et du personnel ;
- Mettre à jour l’horaire des voyages de la Directrice nationale, du personnel et des visiteurs ;
- Mettre en place toute la logistique y relative de manière précise ;
- La programmation à l’avance et en coordination avec l’Exécutive Assistant des déplacements de la Directrice du nationale ;
- Garantir la bonne utilisation et l’entretien de tous les actifs de l’ONG en RDC ;
- Garantir le bon fonctionnement du service logistique au bureau et des opérations informatiques ;
- Assurer le soutien logistique nécessaire au déroulement des programmes ;
- Développer une planification logistique annuelle afin de s’assurer que les objectifs logistiques contenus dans le plan stratégique annuel de l’ONG en RDC sont respectés ;
- Formaliser les outils logistiques utilisés par les missions de l’ONG en RDC et s’assurer que toutes les procédures d’achat sont respectées ;
- Tenir un registre d’achat et assurer la bonne gestion des stocks de l’ONG en RDC ;
- Superviser les appels d’offre pour les contrats de fournisseurs ou de constructeurs.
Dans l’administration générale, il aura comme tâches de (d’) :
- Organiser les services de messagerie, faire le tri et s’assurer de la distribution de la correspondance et autres documents ;
- Assister le responsable administratif et logistique à préparer les réunions, ateliers et conférences et assurer la logistique y relative ;
- Enregistrer et soumettre les factures ;
- Assurer un approvisionnement régulier des différentes fournitures nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du bureau ainsi que celle des agents ;
- Maintenir le listing des partenaires, contacts et fournisseurs de l’ONG en RDC ;
- Maintenir les fichiers à jour et maintenir l’ordre dans la salle d’archivage ;
- Gérer l’usage des fournitures de bureau, faire le contrôle des stocks et garder à jour le registre de matériels de bureau tels que la photocopieuse, les lap tops, etc. ;
- Mettre à jour les politiques de sécurité et sanitaires, de s’assurer qu’elles sont respectées selon les normes fixées.
Dans les achats, il aura comme tâches de (d’) :
- Assurer la validation technique des besoins des stocks ;
- S’assurer que les procédures d’achats de l’ONG sont suivies, à savoir les cotations, négociations, gestion des appels d’offre ;
- Sélectionner les moyens de transports internationaux, négocier avec les transporteurs, préparer le matériel et établir tous les documents requis pour les formalités.
Dans la gestion des biens, il sera responsable de (d’) :
- La gestion des actifs immobilisés ;
- Maintenance et adaptation des procédures ;
- Suivi des paiements et négociations avec les fournisseurs ;
- Organisation et suivi des inventaires du bureau ;
- Gestion des contrats de maintenance du matériel et des bâtiments ;
- Gestion des archives du bureau
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4. COMPETENCES DE BASE
- Capacité à prioriser et à travailler sous pression dans un environnement multiculturel ;
- Sens de l’organisation et de planification ;
- Capacité à travailler de façon professionnelle et autonome ;
- Capacité d’adaptation, flexibilité et disponibilité ;
- Sens de la discrétion et du travail en équipe ;
- Bonnes capacités en communication ;
- Bonne compréhension et expérience des problématiques humanitaires.
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5. QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES
- Minimum Graduat en Secrétariat administratif / Sciences commerciales et administratives ou disciplines équivalentes ;
- Au moins deux ans d’expérience en tant que coordinateur logistique d’une mission humanitaire ;
- Avoir une qualification en logistique, gestion des stocks ou en comptabilité est un atout ;
- Etre détenteur d’un permis de conduire valide ;
- Avoir une connaissance des règles de sécurités adaptées aux véhicules ;
- Bonne connaissance des règles des organismes humanitaires.
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6. LANGUES
- Parler et écrire couramment le Français et l’Anglais ;
- Parler couramment le lingala.
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7. INFORMATIQUE
- Maîtrise parfaite de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Internet et Outlook) et de communication.
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8. VOTRE DOSSIER
- Nous vous invitons à poster votre CV détaillé en français (avec mention impérative du titre du poste dans l’objet de votre mail) : \" ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) et LOGISTIQUE \" et votre Lettre de demande d’emploi par courrier électronique à recrutement@sodeico.org sous format Word, en pièces jointes (tout autre format ne sera pas accepté) ou directement sur notre site internet wwww.sodeico.org (remplir le formulaire) avant le 25 Août 2009.
- Les postulants sans-emplois sont priés de se munir d’une carte de demandeur d’emploi délivrée par l’ONEM.
- Seuls les candidats retenus seront convoqués.
- Les candidatures féminines sont encouragées !
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